第9 章項目采購管理
9.1 概述
1 什么是采購
采購是從項目團隊外部獲得產(chǎn)品、服務(wù)或成果的完整的購買過程。
IT 項目采購的對象一般分為工程、產(chǎn)品/貨物和服務(wù)三大類，有時工程或服務(wù)會以項目的形式通過招投標程序?qū)嵤┎少彙?br />2.對采購的基本要求
采購必須要滿足技術(shù)與質(zhì)量要求，同時應(yīng)滿足經(jīng)濟性或價格合理的要求。
9.2 戰(zhàn)略合作管理
1.戰(zhàn)略合作管理本質(zhì)
隨著經(jīng)濟全球化進程的加速和需求多樣化趨勢的加強，企業(yè)間的競爭日趨激烈，必須擯棄“以企業(yè)為中心”的傳統(tǒng)管理模式，代之以現(xiàn)代戰(zhàn)略合作的管理模式。戰(zhàn)略合作的管理本質(zhì)是供應(yīng)鏈管理。供應(yīng)鏈成員企業(yè)間應(yīng)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，即供應(yīng)鏈中相互獨立的上下游企業(yè)間基于信任和共同目標，共享資源、共擔(dān)風(fēng)險、共同獲利的非正式長期協(xié)議關(guān)系。
2.戰(zhàn)略合作管理目的
為了降低供應(yīng)鏈總成本、降低庫存水平、增強信息并享、改善相互之間的交流、保持戰(zhàn)略伙伴相互之間操作的一貫性、產(chǎn)生更大的競爭優(yōu)勢，以實現(xiàn)供應(yīng)鏈節(jié)點企業(yè)的財務(wù)狀況、質(zhì)量、產(chǎn)量、交貨期、用戶滿意度和業(yè)績的改善和提高。
3.供應(yīng)商戰(zhàn)略伙伴關(guān)系
供應(yīng)商戰(zhàn)略伙伴關(guān)系是企業(yè)與供應(yīng)商之間達成的最高層次的合作關(guān)系，它是指在相互信任的基礎(chǔ)上，供需雙方為了實現(xiàn)共同的目標而采取的共擔(dān)風(fēng)險、共享利益的長期合作關(guān)系。
9.3 采購管理過程
項目采購管理的主要過程包括編制采購計劃、實施采購、控制采購、結(jié)束采購4 個過程。細化來講包含如下步驟：
（1）需求確定與采購計劃的制訂；
（2）供應(yīng)商的搜尋與分祈；
（3）定價,常見的有競爭性報價及談判兩種；
（4）擬定丼發(fā)出定単；
（5）定單的跟蹤和跟催；
（6）驗貨和收貨；
（7）開票和支付貸款；
（8）記錄管理。
采購管理各過程、所屬過程組及其輸入、輸出、工具和技術(shù)詳見表。

9.3.1 規(guī)劃采購
1.供應(yīng)商的管理
(1)供應(yīng)商調(diào)查
①供應(yīng)商初步調(diào)查。所謂供應(yīng)商初步調(diào)查，是對供應(yīng)商的基本情況的調(diào)查。
②供應(yīng)商深入調(diào)查。只有準備發(fā)展成緊密關(guān)系的供應(yīng)商或?qū)ふ谊P(guān)鍵采購產(chǎn)品的供應(yīng)商才需要。
（2）供應(yīng)商選擇指標
①供應(yīng)商選擇指標確定原則：在選擇供應(yīng)商時，企業(yè)考慮的主要因素有：價格、質(zhì)量、服務(wù)、位置、供應(yīng)商的存貨政策和柔性。
②供應(yīng)商選擇指標體系設(shè)置三大主要因素：供應(yīng)商的產(chǎn)品價格、質(zhì)量、和服務(wù)。
(3)供應(yīng)商評估方法；①供應(yīng)商走訪。②招標法。③協(xié)商法。
2. 采購計劃管理
《項目采購計劃（任務(wù)）單》填寫應(yīng)清楚地表明對所需采購產(chǎn)品的要求，其中包括: 所購產(chǎn)品/項目名稱、產(chǎn)品型號規(guī)格、技術(shù)要求、數(shù)量、交貨期、保修期等（當有特殊要求時應(yīng)寫明特殊要求，如贈送)。
9.3.2 實施采購
1.詢價比價管理
（1）入列采購詢價比價的條件：
?采用詢價比價形式的采購產(chǎn)品主要包括：市場化程度高的產(chǎn)品、非專利專有技術(shù)的產(chǎn)品、充分競爭性產(chǎn)品、可替代性強的產(chǎn)品、供應(yīng)商不唯一的產(chǎn)品等。
?單個供應(yīng)商供貨合同過一定金額以上的采購。
（2）不列入采購詢價比價的采購
?指定采購。
?原廠、代理有相關(guān)協(xié)議的采購。
?單個供應(yīng)商供貨合同在一定金額以下的采購。
2.采購談判
在談判過程中，一般分為5 個階段，分別介紹如下。
（1）雙方互做介紹，商議談判議程和程序規(guī)則。
（2）探討談判所涉及的范圍，即雙方希望在談判中解決的事宜。
（3）要談判成功，雙方需要達成一致意見的共同目標。
（4）在可能的情況下，雙方需要確定并解決阻礙談判達成共同目標的分歧。
（5）達成協(xié)議，談判結(jié)束。
在采購談判中，談判雙方主要就以下幾項交易條件進行磋商。
（1）商品的品質(zhì)條件；（2）商品的價格條件；（3）商品的數(shù)量條件；（4）商品的包裝條件；（5）交貨條件；（6）貸款的支付條件；（7）貨物保險條件；（8）商品檢驗與索賠條件；（9）不可抗力條件；（10）仲裁。
3.采購合同的簽訂
一個完整的采購合同通常是由開頭、正文、結(jié)尾、附件四部分組成。采購合同必備條款包括以下各項內(nèi)容：商品名稱、質(zhì)量條款、數(shù)量和計量單位、商品的價格、交貨的期限、地點和方式、產(chǎn)品的包裝標準和包裝物的供應(yīng)與回收、商品的驗收方法、違約責(zé)任、結(jié)算方式。
9.3.3 控制采購

1. 采購不合格控制
   （1）不合格品識別
   采購設(shè)備不符合采購計劃及采購合同所規(guī)定要求、規(guī)格、標準，均為不合格品。
   （1）經(jīng)進貨驗證確定為不合格的產(chǎn)品，采購應(yīng)及時處理，如：（1）退貨、（2）調(diào)換、（3）降級改作他用，但降級處理需主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在相關(guān)部門備案。
   （2）進貨驗證的不合格品，由驗貨人進行“不合格”標識。
   9.3.4 結(jié)束采購
   結(jié)束采購是完結(jié)本次項目采購的過程。
   完成每一次項目采購，都需要結(jié)束采購過程。它是項目收尾或者階段收尾過程的一部分，它把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來參考，因為項目收尾或者階段收尾過程已核實本階段或本項目所有工作和項目可交付物是否是可接受的。
   9.4 采購管理技術(shù)和工具
   1.“自制/外購”分析
   是指企業(yè)圍繞既可自制又可外購的項目設(shè)備的取得方式而開展的分析和決策。一般可采用相關(guān)成本分析法和成本平衡點分析法。
   （1）有時項目的執(zhí)行組織可能有能力自制，但是可能與其他項目有沖突或自制成本明顯高于外購，在這些情況下項目需要從外部采購，以兌現(xiàn)進度承諾。
   （2）任何預(yù)算限制都可能是影響“自制/外購”決定的因素。如果決定購買，還要進一步?jīng)Q定是購買還是租借?！白灾?外購”分析應(yīng)該考慮所有相關(guān)的成本，無論是直接成本還是間接成本。
   （3）在進行“自制/外購”過程中也要確定合同的類型，以決定買賣雙方間如何分擔(dān)風(fēng)險
   2.談判
   談判有廣義與狹義之分。廣義的談判是指除正式場合下的談判外，一切協(xié)商、交涉、商量、磋商等等，都可以看做談判。狹義的談判僅僅是指正式場合下的談判。
   （1）選中賣方后，在雙方簽訂合同前，通過采購談判可以澄清雙方對合同結(jié)構(gòu)和要求的理解，使雙方達成一致意見。
   （2）合同談判的內(nèi)容包括責(zé)任和權(quán)限、適用的條款和法律、技術(shù)和業(yè)務(wù)管理方法、所有權(quán)、合同融資、技術(shù)解決方案、總體進度計劃、付款和價格
   （3）采購談判過程以買賣雙方簽署文件（如合同、協(xié)議）為結(jié)束標志。最終合同一般是買方和賣方討價還價的結(jié)果。
   （4）對于復(fù)雜的采購事項，合同談判應(yīng)是一個獨立的過程，有自己的依據(jù)和成果。對于簡單的采購事項合同，可以采用固定不變的、不可洽談的條款和條件，只需要賣方的接受而不用漫長的談判。
   3.審計
   是指為了查明有關(guān)經(jīng)濟活動和經(jīng)濟現(xiàn)象的認定與所制定標準之間的一致程度，而客觀地收集和評估證據(jù)，并將結(jié)果傳遞給有利害關(guān)系的使用者的系統(tǒng)過程。
   對從采購規(guī)劃至到合同管理的整個采購過程進行系統(tǒng)的審查。其目的是找出可供本項目其他采購合同或?qū)嵤┙M織內(nèi)其他項目借鑒的成功與失敗的經(jīng)驗。
   9.4.2 采購管理信息系統(tǒng)
   采購管理信息系統(tǒng)是通過采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購?fù)素?、購貨發(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗管理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全部過程進行有效的雙向控制和跟蹤，實現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。
   9.4.3 招投標
   1.招標人及其權(quán)利和義務(wù)
   招標人是依照《中華人民共和國招標投標法》規(guī)定提出招標項目、進行招標的法人或者其他組織。
   （1）招標人的權(quán)利
   ·招標人有權(quán)自行選擇招標代理機構(gòu)，委托其辦理招標事宜。招標人具有編制招標文件和組織評標能力的，可以自行辦理招標事宜。
   ·自主選定招標代理機構(gòu)并核驗其資質(zhì)條件。
   ·招標人可以根據(jù)招標項目本身的要求，在招標公告或者投標邀請書中，要求潛在投標人提供有關(guān)資質(zhì)證明文件和業(yè)績情況，并對潛在投標人進行資格預(yù)審；國家對投標人資格條件有規(guī)定的，按照其規(guī)定。
   ·在招標文件要求提交投標文件截止時間至少15 日前，招標人可以以書面形式對己發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或者修改。該澄清或者修改內(nèi)容是招標文件的組成部分。
   ·招標人有權(quán)也應(yīng)當對在招標文件要求提交的截止時間后送達的投標文件拒收。
   ·開標由招標人主持。
   ·招標人根據(jù)評標委員會提出的書面評估報告和推薦的中標候選人確定中標人。
   ·招標人也可以授權(quán)評標委員會直接確定中標人。
   （2）招標人的義務(wù)
   ·招標人委托招標代理機構(gòu)時，應(yīng)當向其提供招標所需要的有關(guān)資料并支付委托費。
   ·招標人不得以不合理條件限制或者排斥潛在投標人，不得對潛在投標人實行歧視待遇。
   ·招標文件不得要求或者標明特定的生產(chǎn)供應(yīng)者，以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內(nèi)容。
   ·招標人不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數(shù)量，以及可能影響公平競爭的有關(guān)招標投標的其他情況。招標人設(shè)有標底的，標底必須保密。
   ·招標人應(yīng)當確定投標人編制投標文件所需要的合理時間。但是，依法必須進行招標的項目，自招標文件開始發(fā)出之日起至提交投標文件截止之日止，最短不得少于20 日。
   ·招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應(yīng)當眾予以拆封、宣讀。
   ·招標人應(yīng)當采取必要的措施，保證評標在嚴格保密的情況下進行。
   ·中標人確定后，招標人應(yīng)當向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所有未中標的中標人。
   ·招標人和中標人應(yīng)當自中標通知書發(fā)出之日起30 日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。
   2.招標代理機構(gòu)
   招標代理機構(gòu)是獨立于政府和企業(yè)之外的，為市場主體提供招標服務(wù)的專業(yè)機構(gòu)，屬于中介服務(wù)組織。它的招標代理資格需經(jīng)國家招標投標主管機關(guān)的嚴格認證。
   3.招標方式
   招標分為公開招標和邀請招標。
   ·公開招標：是指招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標。
   ·邀請招標：是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。
   4.招投標程序
   （1）招標人采用公開招標方式的，應(yīng)當發(fā)布招標公告；招標人采用邀請招標方式的, 應(yīng)當向三個以上具備承擔(dān)招標項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書。
   （2）招標人根據(jù)招標項目的具體情況.可以組織潛在投標人踏勘項目現(xiàn)場。
   （3）投標人投標。
   （4）開標。
   （5）評標。
   （6）確定中標人。
   （7）訂立合同。
   5.投標
   （1）投標人應(yīng)當按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應(yīng)當對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件做出實質(zhì)性響應(yīng)。
   （2）投標人應(yīng)當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點。
   （3）投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已提交的投標文件，并書面通知招標人。
   （4）投標人根據(jù)招標文件載明的項目實際情況，擬在中標后將中標項目的部分非主體、非關(guān)鍵性工作進行分包的，應(yīng)當在投標文件中載明。兩個以上法人或者其他組織可以組成一個聯(lián)合體，以一個投標人的身份共同投標。
   6.開標、評標和中標
   （1）開標
   開標應(yīng)當在招標文件確定的提交投標文件截止時間的同一時間公開進行；開標地點應(yīng)當為招標文件中預(yù)先確定的地點。開標由招標人主持，邀請所有投標人參加。開標時， 由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，也可以由招標人委托的公證機構(gòu)檢查并公證。經(jīng)確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。招標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前收到的所有投標文件，開標時都應(yīng)當眾予以拆封、宣讀。開標過程應(yīng)當記錄，并存檔備查。
   （2）評標
   評標由招標人依法組建的評標委員會負責(zé)。依法必須進行招標的項目，其評標委員會由招標人的代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，評標委員會組成方式與專家資質(zhì)將依據(jù)。
   （3）中標
   中標人確定后，招標人應(yīng)當向中標人發(fā)出中標通知書，并詞時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。
   招標人和中標人應(yīng)當自中標通知書發(fā)出之日起30 日內(nèi)訂立書面合同。招標人和中標人不得再行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議。