姜曉亮 國際法學(xué)碩士 counsel@attorney.net.cn

2023年12月5日，最高人民法院公布《關(guān)于適用〈中華人民共和國民法典〉合同編通則若干問題的解釋》，內(nèi)容涵蓋民法典的債法總則、合同總則兩大部分，該司法解釋將對企業(yè)合同合規(guī)管理產(chǎn)生重要的影響。建議顧問單位首先組織相關(guān)管理人員結(jié)合民法典的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)習(xí)研討；其次是更新合同合規(guī)管理的制度與流程；接著是修改與供應(yīng)商，客戶等的格式合同文本；最后是通過修訂各個部門與人員的崗位責(zé)任加以落實。

1.合同策劃

1.1 管理模式
企業(yè)的合同管理一般采用各部門歸口管理的模式，如供應(yīng)商合同管理；客戶合同管理；物流合同管理；基礎(chǔ)設(shè)施合同管理；行政類合同管理等。本流程不涉及人力資源合同。

1.2.各類合同模板的修訂
結(jié)合民法典合同篇的相關(guān)規(guī)定，對常用合同及相關(guān)協(xié)議的模板進(jìn)行修訂。合同模板先由部門擬定或修正，并按規(guī)定的流程經(jīng)公司研發(fā)部門，銷售部門，采購部門，財務(wù)部門，生產(chǎn)部門和公司負(fù)責(zé)人審核，同時請法律顧問參與審核。企業(yè)在合同模版的條款中應(yīng)當(dāng)明確雙方約定本合同條款不屬于格式條款，同時企業(yè)的合同模板不應(yīng)添加本企業(yè)的各類標(biāo)識。具體可以參考《企業(yè)與法手冊》中的《編撰合同模板的法律建議》一文。

1.3.電子數(shù)據(jù)合同
民法典合同篇規(guī)定，以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為書面形式。具體可以參考《企業(yè)與法手冊》中的《通過email簽訂與履行合同的流程》一文。

1.4.履約擔(dān)保
對資信不明的客戶，需首先要求客戶其提供擔(dān)保后，才可以信用銷售：
1）客戶提供不動產(chǎn)抵押擔(dān)保，在雙方簽訂《不動產(chǎn)抵押合同》并在依法辦理抵押登記后，方可供貨 ；同時還需查詢所抵押的廠房是否已經(jīng)被第三人實際占有的情況。
2）關(guān)聯(lián)公司提供保證擔(dān)保；關(guān)聯(lián)公司提供擔(dān)保，除了簽訂保證協(xié)議外，企業(yè)需要收集三方面的證據(jù)作為保證協(xié)議的附件：擔(dān)保公司的公司章程（由公司提供或工商局調(diào)取）；擔(dān)保公司的股東會或董事會決議（如果是復(fù)印件一定要核對原件并要求擔(dān)保公司在復(fù)印件上蓋章確認(rèn)；擔(dān)保公司股東同意公司對外擔(dān)保的證明或者讓同意對外擔(dān)保的股東直接在擔(dān)保合同上簽字（同意的股東人數(shù)必須符合章程要求）。
3）客戶的法定代表人及股東的夫妻提供保證擔(dān)保；應(yīng)在合同中明確保證人的保證責(zé)任應(yīng)是連帶保證責(zé)任，而不是一般保證責(zé)任。民法典合同篇對保證責(zé)任的規(guī)定作了修改，需要在合同中明示連帶保證責(zé)任，否則為一般保證責(zé)任。

2. 合同訂立

2.1 資信調(diào)查
訂立合同前，掌握對方的資信等情況，如注冊資金，實數(shù)資本，經(jīng)營能力，納稅情況，職工工資，付款信譽(yù)，公司信譽(yù)，生產(chǎn)狀況，公司資產(chǎn)和負(fù)債。通過客戶信用的評估和控制程序，實現(xiàn)交易決策的定量化和程序化，從而控制風(fēng)險。

2.2 合同審查
合同審查是對合同中可能存在的商務(wù)風(fēng)險與法律風(fēng)險，基于供應(yīng)商或客戶的資信情況，并按照法律的規(guī)定及法律顧問的判斷提供意見。 對在合同審查過程中發(fā)現(xiàn)合同中所存在的對企業(yè)不利的條款，特別是嚴(yán)重不利的條款或重大權(quán)益未予約定的情況、存在嚴(yán)重瑕疵可能導(dǎo)致合同或其部分條款無效的情況；但是否接受該等條款 需要由企業(yè)綜合評估后決定。具體可以參考《企業(yè)與法手冊》中的《企業(yè)審查商務(wù)合同的流程》一文

2.3.簽字蓋章
在合同效力條款中規(guī)定合同須由雙方簽字與蓋章方能生效。重要合同應(yīng)分別由法定代表人與委托代理人簽字，然后由公司蓋章；一般合同應(yīng)由委托代理人簽字并由公司加蓋公章。
嚴(yán)禁在空白文本上蓋章。通常先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。合同文本2頁的可以雙面打?。?頁以上的須加蓋騎縫章。

2.4 合同登記
合同蓋章生效后，各部門按公司合同管理流程對合同進(jìn)行編號并登記。合同文本原件需按規(guī)定保管；履行合同是使用復(fù)印件或PDF文本。

3. 合同履行

3.1.貨款結(jié)算
財務(wù)部門依據(jù)合同進(jìn)行發(fā)票的開具與收?。皇湛钆c付款工作，付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具委托付款證明。 在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可，經(jīng)主管簽字同意后，再轉(zhuǎn)財務(wù)審核付款。
對供應(yīng)商的付款條件：
1）預(yù)付款必須憑生效的合同；
2）進(jìn)度款必須憑合同和履行進(jìn)度證明；
3）驗收后付款必須憑合同、檢驗單、入庫單、發(fā)票；
4）保質(zhì)金必須憑完成義務(wù)證明。
對客戶的收款程序：
1）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計與催收。
2）財務(wù)部門負(fù)責(zé)匯總及督促檢查。
3）客戶未按時付款時發(fā)送對賬單。
4）客戶再不付款時，發(fā)送付款通知。

3.2 質(zhì)量糾紛
首先需要固定相關(guān)證據(jù)：合同，技術(shù)協(xié)議，送貨單，質(zhì)量保證書，照片和錄像，備忘錄；提交有關(guān)鑒定機(jī)構(gòu)和技術(shù)部門進(jìn)行質(zhì)量鑒定；保存好雙方就質(zhì)量糾紛的往來快遞，座談記錄，協(xié)議等；出具相關(guān)損失的財務(wù)報告。

3.3 應(yīng)收賬款
對公司的應(yīng)收帳款實行系統(tǒng)化的管理，包括交易條件，信用評估，部門審核，定期對帳，定期探訪，合理激勵等多種有效的措施，縮短收帳周期，減少呆帳、壞帳的損失。
對客戶應(yīng)付而未付的款項，建立應(yīng)收帳款案卷，如合同、送貨單證、發(fā)票、往來email、客訴、對帳單等等；分析原因，研討對策。對大筆金額的欠款及信用狀況不明的客戶，在每次郵寄發(fā)票時必須同時附寄對帳單（并在合同中增加對帳條款）。
參考文獻(xiàn)：《企業(yè)與法手冊》中的《企業(yè)應(yīng)收賬款風(fēng)險管理流程》。

3.4 EMS信函
按照司法判例，企業(yè)需要通過EMS寄送重要的文件與發(fā)票等文件，否則如果對方否認(rèn)的話，法院可能會認(rèn)為未送達(dá)。
格式合同中應(yīng)增加通知送達(dá)條款，約定因企業(yè)地址或名稱變更而無法送達(dá)的處理方法。
變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，必須在填寫快遞單時在內(nèi)件品名欄目內(nèi)注明信封中的文件名及內(nèi)容，快遞存根或簽收憑證作為合同組成部分妥善保管。

3.5 違約責(zé)任
企業(yè)可以在合同中約定一方違約時根據(jù)違約情況支付具體數(shù)額的違約金。之所以選擇約定一個具體數(shù)額的違約金，是因為很多情況下守約方的損失難以證明。如果一旦違約，要由守約方來證明其違約損失，那當(dāng)事人對于在合同對于違約金的約定就會落空。

4. 合同評估

4.1 對每一供應(yīng)商與客戶單獨建立檔案
業(yè)務(wù)部門,技術(shù)部門和財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同的分類，按公司的要求，不定期匯總各自工作范圍內(nèi)的合同訂立和履行情況，所有涉及客戶與供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照，資質(zhì)證書，產(chǎn)品質(zhì)量；產(chǎn)品安全；延時交貨；投訴處理；技術(shù)支持；包裝條件；規(guī)格準(zhǔn)確；單證文件；交貨數(shù)量；保修維護(hù)等文件, 均應(yīng)建檔。

4.2 合同評估會議
評委由公司領(lǐng)導(dǎo)與采購，生產(chǎn)，質(zhì)量，銷售，財務(wù)等部門的人員組成。評估內(nèi)容：
采購部門: 價格、數(shù)量穩(wěn)定、按時交貨；
質(zhì)量部門: 規(guī)格準(zhǔn)確、質(zhì)量穩(wěn)定、包裝、質(zhì)檢報告和文件的準(zhǔn)確、投訴處理；
生產(chǎn)部門： 質(zhì)量、技術(shù)支持、按時交貨；
銷售部門： 客戶資信，應(yīng)收賬款；
財務(wù)部門： 發(fā)票單證；付款期限，付款條件。

4.3 合同歸檔
通過檢查公司合同履行全程, 各經(jīng)辦人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、email以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀或遺失。
供應(yīng)商或客戶終止交易后，所有檔案必須保存3年以上。

4.4. 績效考核
公司定期按照合同管理流程及崗位責(zé)任對合同管理工作進(jìn)行考核，將合同簽訂，履行情況、合同檔案等績效考核。
凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時匯報情況或遺失合同有關(guān)文件而給公司造成損失的，經(jīng)辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。
通過考核, 修改完善合同管理流程和格式合同；修訂相關(guān)部門及職工的崗位責(zé)任。