目前，許多企業(yè)都面臨著同時進行多個項目的挑戰(zhàn)。相比單一項目管理，多項目管理更加困難，其中主要問題包括項目資源分配不均，多項目進度監(jiān)控困難以及溝通協(xié)作的復雜性。雖然已經有很多經驗豐富的人分享了多項目管理的原則和方法論，但正如有人所說：“知道很多道理，卻依然過不好這一生”。

雖然我們可能掌握了必要的原則和方法論，但如何在團隊中實施和落地這些理念仍然是一個重大問題。下面將討論我們所認為的多項目管理的10個關鍵點以及2個工具。

一、十大關鍵點的多項目管理：

1.明確且達成共識的項目目標：確保項目組所有成員都清楚理解項目目標，并達成共識，為項目實施提供明確的方向。

2.制定項目標準及流程：建立適當的項目標準和流程，明確項目的管理規(guī)范和流程，確保項目按照規(guī)定的方式進行。

3.合理的優(yōu)先級排序：根據項目的緊急程度、重要性和資源可用性，合理排序項目，以確保資源和時間的最佳利用。

4.有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配：合理分配項目所需的人力、物力、財力等資源，保障項目所需資源的充足性和可行性。

5.精細化的任務分解，任務責任到人：將項目任務細化為可管理的子任務，并明確責任人，確保每個任務都有專人負責，提高任務執(zhí)行效率。

6.每日檢查、每周檢查項目進展和提交物：定期檢查項目進展情況，及時發(fā)現和解決問題，確保項目進展順利，并及時提交項目所需的成果物。

7.根據檢查情況調整任務目標、資源、進度，并修改計劃：根據項目進展和檢查結果，進行合理的調整和修改，確保項目目標的可實現性和變更的及時性。

8.有效溝通：建立良好的溝通機制和渠道，確保項目組內外的有效溝通，及時傳遞項目信息和解決問題，避免誤解和延誤。

9.激勵：通過合理激勵機制，激發(fā)項目組成員的積極性和創(chuàng)造力，提高工作效率和工作質量。

10.工具化：采用合適的項目管理工具，如任務管理系統(tǒng)、進度管理軟件等，提高項目管理效率和可視化程度。

二、2大工具

文中涉及的業(yè)務團隊的 項目管理、任務管理、OKR管理 均在工具 Worktile 完成

IT 團隊的目標、項目進度管理、 需求管理 、測試管理、效能管理測試通過 PingCode

1、明確且達成共識的項目目標

確保每個工作項都是為實現明確的項目目標做出貢獻，這是非常重要的。沒有明確的目標，整個團隊就會變得無所適從，缺乏主觀能動性和積極性。為了解決目標問題，特別是在創(chuàng)新項目中，我們可以使用一種被廣泛采用的方法，即OKR（目標與關鍵結果）。通過使用OKR，不僅能公示目標，更重要的是可以激發(fā)每個人一起思考，團隊共同努力實現總體目標。每個人都需要設定關鍵結果和增長點，以便為整個團隊的目標做出貢獻。

2、制定項目標準及流程

多項目通常意味著有多個團隊的參與，這些團隊可能是相互獨立的，也可能存在跨團隊合作。在這種情況下，標準化和流程化的實施可以使不同團隊能夠按照統(tǒng)一的規(guī)則和標準進行工作，從而減少團隊之間的沖突，實現員工之間的默契配合。舉個例子來說，當用戶端反饋一個小需求時，如何將這個需求傳遞給不同的團隊，并最終被產品采納并上線作為新功能，這其實是公司內部運營的一個小流程。然而，這個小小流程的標準化與非標準化所帶來的差異是非常巨大的。

例如，在沒有標準流程的情況下，如果需要反饋需求，你可能需要詢問不同的人。你還不確定是否完成了評審、項目的開發(fā)進度如何。這種信息不對稱會浪費很多時間。然而，如果有一個標準化的流程，所有的需求都可以統(tǒng)一提交到一個地方，并且有專門的團隊負責處理，開發(fā)進度可以通過系統(tǒng)實時查看，并設有超時提醒功能。即使是緊急需求，也有特定的通道可以迅速處理。所有的事情都會按部就班地進行，不需要浪費時間去找人、等人等。

3、合理的優(yōu)先級排序

合理的資源分配可以通過優(yōu)先級排序來實現，這樣可以將更多的注意力放在重要和緊急的項目上。大家都知道這一點，所以我不打算過多展開。在這里，我想主要推薦一種優(yōu)先級排序方法，它是通過創(chuàng)建項目價值分析標準來實現的。當然，具體的標準可以根據企業(yè)的特點進行調整。

4、有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配

并非所有資源都能夠有效投入，這是項目風險的一個重要原因。此外，公司的資源是有限的，包括人力、財力和硬件設備等，無法同時為所有項目提供支持。在多項目并行進行時，當資源充裕時，通常會在幾個項目之間相互調用，并通過與公司的協(xié)調來解決特殊資源需求；而在資源緊張的情況下，應先制定多項目進度計劃，梳理內外部資源情況分析，并根據每個項目不同的階段和需求，匹配適合的人力資源模型。

5、精細化的任務分解，任務責任到人

在我們團隊的項目執(zhí)行中，第一步是確立與目標關鍵結果相對應的項目。由于目標的復雜程度各不相同，一個關鍵結果可能需要對應多個項目。對應關鍵結果的最大價值在于讓團隊始終清楚地了解目標所在。

為了便于風險評估并盡量減少不可控因素，項目可以通過精細化任務分解進行逐級拆解。這意味著將項目的所有任務細分到不可再分的程度，以確保每個任務的粒度足夠小。隨后，可以根據任務的優(yōu)先級來安排任務的時間表。

在執(zhí)行重大項目時，通常我們會采取任務責任到人的方式。我們可以利用工具如Worktile，將項目工作逐層分解，從項目目標開始由上至下拆解，直至每項工作都能明確工期和成本，并為每個任務指定唯一負責人（唯一負責人的設置可以防止個別員工的消極怠工）。對于一些暫時無法確定的工作或難以分配給唯一負責人的情況，可以暫時將其分解到可估算的程度，并為該工作指定一個具有團隊意識或領導能力較好的主導人員，以確保工作有序推進。

通常情況下，我們只會設定整個項目的完成時間，或者最多規(guī)定幾個關鍵節(jié)點作為里程碑，因為項目執(zhí)行過程常常錯綜復雜。為了最大限度地減少項目延期風險，在項目執(zhí)行過程中，我們可以為每個任務設定明確的截止時間。這樣一方面可以及時了解項目進度，評估項目風險；另一方面，對于一些無法確定完成時間的任務，可以重點關注推進，集中精力解決無法控制的任務，以避免項目延期。

6、每日檢查、每周檢查項目進展和提交物

一個優(yōu)秀的工具可以幫助你節(jié)省大量的開會時間，在這個環(huán)節(jié)中發(fā)揮作用。因為你不必每天都花費半個小時開會，即使沒有緊急事項。你可以隨時通過查看每個人的任務進展、交付物以及項目成員遇到的問題，來了解情況。

7、根據檢查情況調整任務目標、資源、進度，并修改計劃

8、有效溝通

確保每個人理解自己的任務和目標非常重要。以下是一些可靠的方法：

聽取參與者的想法和理解：與各個參與者進行交流，了解他們對任務的想法和理解。通過傾聽他們的觀點和意見，可以更好地理解他們在任務中的角色和期望。

進行過程跟進：對于任務的不同階段，進行適時的跟進和審核。例如，在制定計劃或進行活動的初期階段，進行一次審核，及時糾正問題，避免時間浪費和偏離方向的情況發(fā)生。

選擇適當的溝通工具：選擇適合團隊成員之間溝通的工具非常重要。微信、電話等工具無法保證所有重要信息都有記錄，這樣可能導致信息不透明或產生爭議。因此，建議選擇能全面描述任務信息、關聯(lián)任務背景以及保留討論記錄的工具。通過這樣的方式，新加入的成員可以從工具中獲取80%的任務相關信息，并能找到相關人員進行咨詢。這樣做可以有效提高信息的透明度和團隊的協(xié)作效率。

9、激勵

許多領導和企業(yè)管理者都喜歡這句話：“又要馬兒跑又要馬兒不吃草”。當然，大多數老板都希望以最低的成本獲得最大的收益。但是，低成本也是有限度的。對于員工來說，適當的激勵是非常必要的。特別是與目標相關的激勵機制。如果只有目標而沒有激勵，那么目標的完成與否或者完成質量都與員工沒有關系。大多數員工只關心與自身利益相關的工作或任務完成情況。因此，針對目標的激勵至關重要。至于如何建立激勵機制，這是因人而異的，每個人都有不同的見解。我并非專業(yè)人士，所以就不再深入討論了。不過，我認為可以參考馬斯洛的需求層次理論來制定激勵措施。

除了滿足員工的基本的生理和安全需求，如工資福利，還需要讓員工感到歸屬并且有機會成長。這種成長并不一定要求員工閱讀書籍，而是指員工能夠不斷提升自己的工作技能和知識。在企業(yè)或團隊中，從目標設定到項目執(zhí)行再到成員激勵，這三者是獨立進行的同時也相互影響，以確保企業(yè)或團隊的良性運轉。

10、工具化

在前面我們已經提到了工具化的價值，那么在進行工具化的過程中，我們應該選擇哪個項目管理工具更好呢？針對多項目管理的需求，一個良好的多項目管理系統(tǒng)至少需要具備以下幾點功能：

項目群總覽：工具必須能夠實現項目群的總覽，方便直觀地查看整個公司有哪些項目，了解項目的進度情況，并隨時監(jiān)控進度風險。

自定義工作流：每個團隊、每種業(yè)務可能都有不同的工作流程，我們不能要求所有團隊都遵循同一個流程規(guī)則。因此，工具需要支持自定義工作流，以適應不同團隊的需求。

精細化任務分解和責任分配：工具應該能夠進行精細化的任務分解，將工作任務細分到具體的責任人，確保每個人都清楚自己的任務。

進度情況查看：工具應該能夠隨時查看目標和項目的進度情況，及時了解項目的完成情況和延遲情況。

資源管理：工具應該能夠對項目所需的資源進行管理，包括人力資源、物資資源等，確保資源的合理分配和利用。

根據以上要求，選擇一個能夠滿足上述功能的項目管理工具，可以更好地支持多項目管理的過程。

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